Monitoring przetargów

Monika Bartnik

Monitoring przetargów

Budowlana, medyczna oraz informatyczna. Według statystyk prowadzonych przez Telefoniczną Agencję Informacyjną, firmę specjalizującą się w monitoringu przetargów i inwestycji, to nie tylko branże o najwyższym obecnie udziale procentowym w ogłaszanych na terenie Polski przetargach, ale również sektory najbardziej aktywnie zainteresowane dostępem do informacji o przetargach ogłoszonych i wygranych oraz o planowanych, trwających i zakończonych inwestycjach.

Powody zainteresowania tego typu wiedzą są przynajmniej dwa. Pierwszy dotyczy możliwości nie tylko odpowiednio wcześniejszego przygotowania dokumentacji niezbędnej do złożenia oferty przetargowej, ale w ogóle możliwości udziału w tego typu przedsięwzięciu. W przypadku powyższych branż jest to o tyle ważne, że są one w dużej mierze reprezentowane przez firmy usługowe, których funkcjonowanie opiera się na realizowaniu zleceń zdobytych właśnie tą drogą. Nie oznacza to jednak braku zainteresowania ze strony firm, których przetarg nie dotyczy bezpośrednio. Jeżeli bowiem ogłoszenie informuje o przetargu na realizację np. projektu centrum handlowego, to wiedza ta może być również atrakcyjna dla firmy produkującej meble wystawowe czy też projektującej tereny zielone, a więc podwykonawców danego zlecenia.

Możliwość obserwacji rynku

Drugi powód związany jest z możliwością obserwacji rynku, a tym samym i działań podejmowanych przez konkurencję. Wagi tej wiedzy tłumaczyć nie trzeba. Żadna firma nie prowadzi swojej działalności w próżni — jest osadzona zarówno w określonych warunkach gospodarczych, jak i wśród innych firm, w tym konkurencyjnych. Oba te czynniki mają wpływ na jej funkcjonowanie.

Wiedza, jaka płynie z ogłoszeń przetargowych, dotyczy również tego, jakie firmy są w przetarg zaangażowane oraz jakie go wygrały. Informacje takie dają obraz działań konkurencji, ich nasilenia czy też zmniejszenia. Mogą być podstawą do tego, aby na przykład wzmocnić lub w ogóle podjąć aktywność marketingową w danym regionie. Jest to ważne dla dużych firm, mających swoją centralę np. w Warszawie, ale jednocześnie realizujących usługi w innych miastach, i innych regionach.

Równie ważna jest wiedza na temat skali przetargu. Czy jednak klient będzie miał do niej dostęp, zależy od niego samego. Zdarza się bowiem, że to samo ogłoszenie publikowane jest na przykład w jedenastu mutacjach ogólnopolskiego dziennika. Klient, który korzystając z usług firmy monitorującej, zamówi tylko jedną jego wersję, sam pozbawia się dostępu do istotnej dla niego wiedzy. Decydując się bowiem na otrzymywanie wszystkich ogłoszeń, jakie ukazały się na temat tego samego przetargu, ma jednocześnie wyobrażenie na temat jego skali — czy jest to przetarg, do którego zaproszono wyłącznie firmy z określonego regionu czy też z całej Polski. Wiedza taka pozwala ocenić firmie swoje szanse, a tym samym zminimalizować ryzyko kosztowe podejmowanych działań.

Źródła wiedzy

Każdego dnia ogłaszanych jest około 500 nowych przetargów na usługi, wykonawstwo oraz dostawy, kilkaset informacji o przetargach zakończonych oraz około 100 o nowych inwestycjach. Wykorzystanie informacji zawartej w tych ogłoszeniach zależy wyłącznie od zainteresowanej nią firmy. Od niej zależy również, z jakich źródeł wiedzę tę będzie pozyskiwać.

Do dyspozycji jest prasa, biuletyny przetargowe oraz Internet. Na dzień dzisiejszy około połowy ogłoszeń o przetargach firmy monitorujące wyszukują z sieci. Od października 2002 roku, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, informacja o każdym przetargu musi być bowiem zamieszczona na stronie internetowej. Co ciekawe, niekoniecznie musi być to strona instytucji czy firmy ów przetarg ogłaszającej. Ważne jednak, aby była bezpłatna, ponieważ typu informacja musi być ogólnie dostępna. Klient decyduje również o tym, w jakiej formie mają do niego trafiać zebrane informacje. Jedną z nich jest korzystanie ze specjalnie stworzonego przez firmę monitorującą portalu internetowego. W tym przypadku cała treść przetargu podzielona jest na odpowiednie zakresy tematyczne, takie jak: inwestor, dane inwestora, kwota wadium, termin składania oferty. Według tych wszystkich parametrów klient może przeszukiwać dostępną bazę przetargów. Istnieje również możliwość wyszukiwania według poszczególnych etapów realizacji inwestycji. Forma ta jest korzystna, o ile klient ma czas na przeszukiwanie zasobu informacji pod kątem tego, co go najbardziej interesuje. Są jednak firmy, które tego czasu nie mają, a co najważniejsze, nie opłaca im się wykupywać dostępu do zawartości wortalu, ponieważ zakres tematyczny interesujących je przetargów jest bardzo wąski. Zdarzają się firmy, które w miesiącu mają zaledwie dwa, trzy interesujące je przetargi, dotyczące np. zalesienia terenu. Druga forma to oferta dostarczana biurko. Korzystają z niej z reguły firmy bogatsze, nie mające czasu na dodatkowe kwalifikowanie dostarczonych informacji lub takie, które wyznaczyły bardzo wąski zakres tematyczny wyszukiwanych informacji.

opr. ab/ab