Podstawowe instrumenty zarządzania budżetem domowym

Większość z nas nie posiada wykształcenia ekonomicznego, możemy więc nie znać profesjonalnych narzędzi służących zarządzaniu przedsiębiorstwami. Każdy jest jednak „urodzonym ekonomistą”, chciałby bowiem osiągać różne życiowe cele posiadając ograniczone zasoby, w tym także te finansowe. Każdy także rozumie sens rady, jakiej udzielił pan Micawber w powieści Karola Dickensa Dawid Copperfield: „Roczny dochód 20 funtów, roczne wydatki 19 funtów, 19 szylingów i 6 pensów oznacza szczęście. Roczny dochód 20 funtów, roczne wydatki 20 funtów plus 6 pensów oznacza nędzę”. Mowa oczywiście o dawnym niedziesiętnym systemie monetarnym w Wielkiej Brytanii, w którym funt zawierał 20 szylingów, a szyling 12 pensów. Nawet tak niewielka kwota, jak 6 pensów, może decydować o naszej stabilności finansowej.

W jaki zatem sposób, nie mając zaawansowanej wiedzy ekonomicznej, sterować finansami swojej rodziny, aby nie spełnił się ten drugi z dickensowskich scenariuszy? Wbrew pozorom nie jest to trudne. To, co jest konieczne – to znajomość podstawowych instrumentów zarządzania budżetem domowym oraz pewna doza samodyscypliny.

O jakie instrumenty chodzi? Po pierwsze, potrzebujemy realistycznie spojrzeć na własną sytuację finansową. W gospodarstwie domowym nikt zapewne nie pisze rocznych sprawozdań. Warto jednak podjąć się sporządzenia bilansu, który ukaże naszą rzeczywistą sytuację finansową. Tak jak w sprawozdaniu finansowym, potrzebujemy przyjrzeć się zarówno naszym aktywom, jak i pasywom. Mówiąc najprościej, aktywa to stan naszego majątku, pasywa zaś – to źródła jego finansowania. Dzięki temu możemy zrozumieć, co nasza rodzina posiada oraz jakie ma zobowiązania.

Drugim elementem jest zestawienie przepływów pieniężnych (cash flow). Sporządzając takie zestawienie, zyskujemy realistyczny obraz naszych dochodów i wydatków w danym okresie. Dzięki temu możemy zaobserwować, czy jako gospodarstwo domowe wytwarzamy nadwyżki finansowe, które możemy przeznaczyć na inwestycje lub utrzymywać przez jakiś czas rezerwy finansowe, czy przeciwnie – generujemy deficyt. Ta druga sytuacja jest oczywiście niekorzystna, nie zawsze jednak musi oznaczać „nędzę”, jeśli panujemy nad sytuacją i deficyt ma charakter tymczasowy, a nie permanentny. W życiu każdej rodziny zdarzają się bowiem okresy wymagające większych nakładów finansowych, które możemy zrealizować w oparciu o wcześniej zgromadzone oszczędności lub kredyty. Trudno wyobrazić sobie życie rodziny, która odkłada na nieokreśloną przyszłość wydatki związane z potrzebami mieszkaniowymi lub wychowaniem i wykształceniem dzieci.

Aby uniknąć takiej sytuacji, pomocny jest trzeci element: opracowanie budżetu domowego w różnej perspektywie czasowej. Ze względu na to, że w polskich warunkach stałe dochody oraz wydatki pojawiają się przeważnie w okresach miesięcznych, punktem wyjścia powinien być budżet na nadchodzący miesiąc. Planowanie budżetu ma na celu zrównoważenie dochodów i wydatków. Gdy na horyzoncie pojawia się deficyt, istnieją trzy możliwości: zwiększenie dochodów (na przykład poprzez podjęcie dodatkowej pracy), ograniczenie wydatków lub określenie zewnętrznych źródeł finansowania deficytu takich jak kredyt, sprzedaż niepotrzebnych elementów mienia czy sięgnięcie do własnych oszczędności. Każdą z tych opcji należy jednak przemyśleć, zadając sobie pytania: czy dodatkowa praca nie nadweręży naszych sił i zdrowia? Czy przedmiot, który planujemy sprzedać, jest faktycznie niepotrzebny w danej chwili i będzie zbędny w przyszłości? Czy środki zyskane z kredytu przeznaczamy na bieżącą konsumpcję, czy też na to, co pozwoli nam osiągnąć przyszłe cele (na przykład – na własną edukację, która zapewni nam lepszy status materialny w przyszłości)?

Analizując wydatki, dobrze podzielić je na 3 grupy: wydatki stałe (rachunki za media, czynsz itp.), raty kredytów oraz inne koszty życia (żywność, ubrania, rozrywka, podróże itp.). Jeśli ta ostatnia kategoria stanowi większość wydatków, mamy spore pole manewru. Być może część kupowanej przez nas żywności marnuje się lub kupujemy zbyt drogie produkty, w przypadku których za ceną niekoniecznie idzie ich jakość? Czy na pewno potrzebujemy wielu ubrań lub butów? A może ograniczmy koszty przemieszczania się, współdzieląc auto ze znajomym w drodze do pracy lub korzystając z roweru zamiast samochodu? Trudniej jest zmniejszyć wydatki stałe, ale i tu mamy parę opcji, na przykład rezygnacja z niektórych abonamentów, rozsądniejsze korzystanie z urządzeń elektrycznych lub bardziej przemyślane podejście do ogrzewania pomieszczeń. Najtrudniej jest zmniejszyć raty kredytów i pożyczek. I tu jednak istnieje możliwość renegocjacji warunków kredytu z wierzycielami, prowadząca na przykład do wydłużenia okresu kredytowania przy jednoczesnym obniżeniu miesięcznej raty.

Nie należy zapomnieć, że nie wszystkie wydatki i przychody dają się zamknąć w czasowych ramach miesiąca. Nie można zignorować wydatków pojawiających się w cyklu rocznym lub nawet wieloletnim, ale także zysków z długoterminowych inwestycji lub przychodów mających charakter okazjonalny (jak premie, dodatkowe prace zlecone itp.). Jedne i drugie mogą znacząco wpłynąć na nasz bilans finansowy. Wśród wydatków, o których łatwo zapomnieć, warto wymienić ubezpieczenia z roczną składką (np. ubezpieczenie mieszkania), koszty utrzymania samochodu (w tym zwłaszcza ubezpieczenia i koszty przeglądów technicznych), podatki (np. roczne rozliczenie PIT może generować dopłatę lub zwrot), wydatki związane z utrzymaniem domu (np. okresowe remonty). Trzeba realistycznie spojrzeć na nie zarówno w perspektywie rocznej, uwzględniając na przykład różne koszty ogrzewania w różnych sezonach, jak i dłuższej, biorąc pod uwagę konieczne remonty czy wymianę zużywających się elementów wyposażenia i urządzeń technicznych.

Jedna z najprostszych reguł zarządzania budżetem domowym obejmuje cztery elementy: wyznaczenie celu, sporządzenie planu, jego realizacja w założonym okresie, a na końcu tego miesiąca kontrola, czy cel udało się osiągnąć. Może to łatwo wyglądać w teorii, w praktyce okazać się jednak trudne, zwłaszcza na etapie realizacji. Dobrze wyglądający plan może bowiem przegrać z naszym brakiem samodyscypliny. Warto więc przyjrzeć się także swojemu podejściu do finansów i ogólnie – do dóbr materialnych. Problemem może być także uleganie modelom nadmiernej konsumpcji promowanej często w mediach. Reklama, „lokowanie produktu”, a nawet rozmieszczenie towarów w supermarketach wywiera wpływ na naszą podświadomość, utrudniając podejmowanie racjonalnych decyzji. Warto być świadomym stosowanych strategii marketingowych i decyzje o zakupach podejmować „na chłodno”. Należy pamiętać, iż racjonalna decyzja to taka, którą podejmujemy w sposób przemyślany z wykorzystaniem wszelkich możliwych informacji. A zatem poziom racjonalności naszych decyzji będzie dotyczył m.in. przemyślanych potrzeb konsumenckich (czy to jest na pewno mi potrzebne?), analizy optymalnych opcji czy ofert handlowych (czy nie kupię tego samego gdzieś taniej?), identyfikacji najważniejszych faktów związanych z samym wyborem (np. nie powinno się podejmować decyzji zakupowym pod wpływem emocji) czy też zasobów optymalnej informacji (czy wiem wszystko o danej ofercie handlowej, czy może ktoś coś przed nami ukrywa?).

Dyscyplina w podejściu do finansów po prostu się opłaca. Ile razy dokonywaliśmy zakupów pod wpływem impulsu, by później tego żałować? Ile razy zdarzało się, że w ciągu miesiąca pieniądze „rozeszły się” i nie potrafiliśmy nawet określić, na co je wydaliśmy? Spontaniczność jest dobra i właściwa w innych dziedzinach życia, takich jak twórczość artystyczna, ale nie w podejściu do finansów. Podejście zdyscyplinowane i systematyczne skutkuje większym bezpieczeństwem finansowym, zmniejszeniem stresu związanego z pieniędzmi oraz możliwością łatwiejszej realizacji życiowych celów związanych z edukacją, mieszkaniem, motoryzacją czy własnym hobby.

Jeśli dotychczas nie planowaliśmy domowego budżetu lub robiliśmy to jedynie okazjonalnie, być może powodem był brak pomysłu, jak to robić możliwie najmniejszym kosztem czasowym. Istnieją różne rozwiązania, które mogą ułatwić nam wykonanie planu finansowego.

Budżetem domowym możemy zarządzać zarówno w sposób „tradycyjny”, tj. za pomocą kartki i długopisu, jak i korzystając z różnych narzędzi informatycznych. Z pewnością jest spore grono osób, którym bariera technologiczna może się wydawać zbyt wysoka. Nie powinno to jednak zniechęcać ich do zarządzania budżetem. Warto zacząć od najprostszych sposobów, które nie wymagają wiedzy technicznej, sięgając po bardziej zaawansowane narzędzia, gdy uznamy, że jest to potrzebne.

Jeśli chodzi o narzędzia informatyczne, można wyróżnić trzy grupy: 1) programy zainstalowane na własnym komputerze; 2) serwisy internetowe banków oferujące funkcje zarządzania finansami osobistymi; 3) zewnętrzne platformy internetowe oferujące funkcjonalności związane z budżetem domowym i finansami osobistymi.

Pierwsza grupa obejmuje zarówno oprogramowanie specjalistyczne, jak i zwykłe arkusze kalkulacyjne, które otrzymujemy wraz z zainstalowanym zestawem aplikacji biurowych. Mamy tu do wyboru zarówno programy płatne, jak i darmowe (open source). Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego przyspiesza wszelkie obliczenia związane z budżetem domowym. Zamiast przepisywać co miesiąc kolumny cyfr i pracowicie je podliczać, wystarczy raz wpisać stałe dochody i wydatki do arkusza, kopiując je w kolejnych miesiącach i uzupełniając o dane zmienne. Można także skorzystać z formuł automatycznie zliczających odpowiednie wartości. Ten sposób jest zdecydowanie szybszy i mniej podatny na błędy obliczeniowe niż ręczne przeliczanie szeregów cyfr. Ułatwia także planowanie – można bowiem przeprowadzać symulacje uwzględniające różne scenariusze na przyszłość. Jeśli posiadamy nieco większą wiedzę informatyczną, na pewno docenimy specjalne funkcje finansowe, które oferują arkusze kalkulacyjne, umożliwiające obliczenie przyszłych rat kredytów lub zysku z inwestycji dla różnych stop oprocentowania.

Serwisy internetowe banków mogą okazać się dobrym rozwiązaniem, gdy nasze wynagrodzenie wpływa na konto, z którego następnie regulujemy rachunki i dokonujemy innych płatności. Większość takich serwisów daje obecnie możliwość przypisania transakcji do różnych kategorii, co ułatwia kontrolę i planowanie. Niemal wszystkie pozwalają także wyeksportować dane w formacie pliku CSV lub arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu nie musimy wszystkich wydatków pracowicie wpisywać na domowym komputerze – wystarczy zaimportować dany plik.

Odrębne platformy internetowe będą szczególnie przydatne dla osób, które dochody uzyskują z różnych źródeł i na różne konta, są aktywnymi inwestorami lub potrzebują bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania własnymi finansami. Serwisy takie oferują zarówno kompleksowe rozwiązania, jak i proste kalkulatory ułatwiające obliczenie zestawienia finansowego, kalkulację wydatków czy analizę różnych opcji kredytowych.

Podsumowując, aby dobrze zarządzać domowym budżetem, potrzebujemy pewnej wiedzy ekonomicznej, samodyscypliny, systematyczności i narzędzi dopasowanych do naszych potrzeb. Wiedzę zdobywamy przez całe życie, nie należy się więc zniechęcać, gdy wydaje się nam, że jakieś kwestie nas przerastają. Warto czytać wartościowe i polecane portale internetowe poświęcone zagadnieniom ekonomicznym, a przed podjęciem poważniejszych decyzji zasięgnąć porady ekspertów. Samodyscyplina dla niektórych osób jest czymś wynikającym z naturalnych predyspozycji, większość z nas jednak musi nad nią pracować. Tu także nie można się zniechęcać chwilowymi porażkami. Ostatecznie nie chodzi przecież o zdobycie mistrzostwa świata w zarządzaniu, ale o zapanowanie nad własnymi finansami – dla własnego bezpieczeństwa i komfortu psychicznego.

Masz pytania lub uwagi do tego tekstu? Przekaż je nam poprzez poniższą ankietę lub przez e-mail