Pekao
Strona główna
opoka.news opoka.photo opoka.org.pl


Ciekawostki | Dvd,Mp3 | Ebiznes | Gry komputerowe | Internet | Kościół i Internet | Oprogramowanie | Sprzęt |


Marek Lisiecki

Internet, Intranet, Extranet w procesach zarządzania

Intranet, Extranet jako nowe narzędzia w procesach zarządzania

Jesteśmy świadkami niezwykle dynamicznego rozwoju technologii internetowej. Na początku była sieć komputerowa i jej dwie odmiany: lokalna (LAN) i zewnętrzna (WAN).Wkrótce nastała era Internetu i stron WWW. Od niedawna mówi się i stosuje o Intranet i Extranet. Intranetem nazywamy każdy wewnątrzorganizacyjny system wymiany i publikowania informacji oparty na technologii wywodzącej się z technologii internetowej. Głównym powodem rozwoju Intranetu jest fakt, iż łatwy dostęp do informacji dla każdego pracownika jest zjawiskiem bardzo pożądanym - umożliwia decentralizację działań, spłaszczanie struktur organizacyjnych, obniżanie kosztów własnych. Szybki dostęp do pełnych i wiarygodnych informacji powoduje wymierny wzrost wydajności pracy. W wielu współczesnych firmach dąży się, aby Intranet był narzędziem równie użytecznym i niezbędnym w pracy jak telefon. Wprowadzenie Intranetu do firmy powoduje nie tylko wzrost produktywności. Owocuje to także zwiększeniem elastyczności przedsiębiorstw przez umożliwienie im szybkiego reagowania na zmiany zachodzące w otoczeniu i wewnątrz firmy. Intranety mogą być wydajną alternatywą inwestowania w owe systemy, gdyż pozwalają na zachowanie dotychczasowych systemów, włączając w to infrastrukturę sieciową, stacje robocze, serwery oraz aplikacje. W zasadzie każda komórka organizacyjna w przedsiębiorstwie może korzystać z Intranetu. Pierwsze zastosowania dotyczyły głównie działów: kadr, marketingu i sprzedaży, jednakże korzyści z Intranetu mogą odnieść również działy: techniczny, obsługi klientów, finansowy, produkcji. Dotyczy to również działów informatyki, dla których wprowadzenie Intranetu może oznaczać ułatwienie zarządzania sieciami, standaryzację aplikacji, centralizację przechowywania informacji. Główną korzyścią technologii Intranetu jest jej zdolność do dostarczenia aktualnej informacji szybko i efektywnie do wszystkich tych osób, do których jest kierowana, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, jak również niezależnie od miejsca, w którym informacja jest tworzona. Przykładowo, strona „news ”w Intranecie może zawierać ostatnie informacje prasowe na temat strategii zarządzania, kooperacji i nowych produktów. Sekcja finansowa może zawierać informacje o raportach finansowych i prognozach zysków. Sekcja zawierająca informacje działu obsługi klienta pozwala klientom na sprawdzenie statusu realizacji ich zamówień. Dostawcy mogą przez Intranet przesyłać np. faktury. Możliwości są nieograniczone. Poprzez zapewnienie dostępu do bieżącej informacji Intranet usprawnia procesy podejmowania decyzji. Pozwala na przechowywanie wszystkich danych w jednym, dobrze znanym miejscu, ułatwiając utrzymanie ich aktualności. Dla końcowego użytkownika -konsumenta danych Intranet oznacza uproszczenie i przyspieszenie dostępu do danych. Publikowanie informacji w trybie on-line eliminuje czas i koszty związane z przygotowaniem, drukowaniem i dystrybucją dokumentów papierowych. Wynikiem jest znaczące zmniejszenie kosztów i wzrost zyskowności przedsięwzięć. Technologie intranetowe pozwalają zespołom wymieniać wiedzę i informacje bez względu na ich lokalizację. Zespoły projektowe mogą wykorzystywać ozwiązania grup dyskusyjnych w Intranecie w celu ogłaszania problemów rozwiązań oraz rozmowy on-line (chat ),gdy wymagana jest natychmiastowa reakcja. Poprzez telekonferencje uczestnicy mogą dzielić się różnorodnymi materiałami konferencyjnymi, włączając w to tekst, grafikę i audio-video. Jako że poczta elektroniczna (e-mail )jest już standardowym narzędziem komunikowania się w większości firm, jej integracja z innymi technologiami intranetowymi jest naturalną konsekwencją rozwoju sieciowych systemów komunikacyjnych. Zespoły szkoleniowe mogą rozsyłać harmonogramy szkoleń, jak również tworzyć multimedialne aplikacje wspomagające szkolenia z użyciem technologii stron WWW. Z punktu widzenia samego systemu informatycznego przedsiębiorstwa Intranet pozwala na: zachowanie dużej ekonomiczności działań (na wykorzystanie istniejącej infrastruktury komputerowej - sprzętu, sieci, oprogramowania oraz istniejących systemów baz danych),dużą integrację systemów i ich rozwój, łatwe przenoszenie do sieci rozległych (WAN),wysoką poufność w dostępie do informacji, stosunkowo niskie koszty rozwoju i instalacji systemów, tworzenia rozwiązań klient-serwer, utrzymania sieci i pomocy dla użytkowników.

Można wyróżnić co najmniej pięć rodzajów działalności, gdzie może być wykorzystywany Intranet:

*Produkcja, powielanie, dystrybucja i uaktualnianie informacji bazującej na dokumentach papierowych. Przykładowo są to: kartoteki pracowników, specyfikacje, produktów, podręczniki użytkownika, cenniki, dane marketingowe, wyniki finansowe, polityka firmy i procedury;

*Zbieranie i zestawianie informacji pochodzącej z wielu źródeł. Przykładowo, sprzedawca musi mieć dostęp do całej informacji o kliencie, historii jego zamówień, stanu płatności oraz móc wprowadzić zamówienie -wszystko to podczas rozmowy telefonicznej z klientem;

*Komunikacja i współpraca pomiędzy ludźmi i zespołami, także oddalonymi od siebie geograficznie. Przykładowo, wiele przedsięwzięć wymaga koordynowania w czasie, przestrzeni; wiele firm posiada filie, które wymagają stałego dostępu do danych korporacyjnych jak również codziennego kontaktu z centralą;

*Wyszukiwanie lub składanie zapotrzebowania na informacje. Przykładami są: dokumentacja systemu, systemy odpowiadania na pytania klientów, dostarczanie informacji poprzez faks;

*Wszystkie czynności wykonywane obecnie z użyciem aplikacji klient-serwer. Głównie dotyczy to tych użytkowników, których systemy wymagają dostosowania do zmienionych lub stale zmieniających się wymogów. Szczególnie Intranet może być wykorzystywany przez komórki sprzedaży i marketingu -dla potrzeb komunikowania się i współpracy wzajemnej z innymi zespołami, włączając w to także ośrodki zewnętrzne. Intranet korporacyjny pozwala na scentralizowane publikowanie danych o produkcie, usługach i marketingu. Zapewnia również szybki i poufny dostęp do firmowych baz danych zawierających stany magazynowe, prognozy i wyniki sprzedaży, dane klientów.

*Intranet jest dobrym narzędziem wspomagającym tworzenie ofert. Archiwalne projekty i budżety mogą być analizowane według wielkości, zakresu, wymaganych zasobów do realizacji, w celu zapewnienia powodzenia i opłacalności przyszłych projektów. W rezultacie personel może efektywniej współpracować ze sobą oraz zapewnić natychmiastowy dostęp do niezbędnych informacji dla sprzedawców, partnerów, kooperantów i dystrybutorów. Wynikiem jest wyższa produktywność przy zmniejszonych kosztach. W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi Intranet pozwala przede wszystkim na stworzenie pojedynczej, bezpiecznej bazy poufnych danych personalnych. Zapewnia łatwe w obsłudze środowisko dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca, w którym aktualnie przebywają, oraz platformy sprzętowo-programowej, jakiej używają. Prawa dostępu są ustalane dla każdego pracownika indywidualnie, zależnie od stanowiska i działu, w jakim pracuje. Personel komórki kadrowej publikuje informacje na serwerze Intranetu, zatem wszelkie modyfikacje danych są proste, natychmiastowe i łatwe do opanowania. Pracownicy używają typowej przeglądarki, pozwalającej w prosty sposób odnaleźć niezbędne informacje, więc znalezienie potrzebnej informacji jest szybsze niż w przypadku specjalizowanych aplikacji klient-serwer. Nie używają oni niewygodnych dokumentów papierowych. W celu dalszego usprawnienia systemu pracownicy mogą sami wprowadzać swoje dane do systemu poprzez strony Intranetu. Dane te wpływają wtedy do wewnętrznego systemu natychmiast po sprawdzeniu ich poprawności. Szczególnie Intranet umożliwia:

*Tworzenie swoistego ABC dla pracownika -możliwość publikowania on-line wszelkich informacji dotyczących regulaminu pracy, polityki firmy, benefitów, programów dla pracowników,

*Tworzenie książki telefonicznej -możliwość szybkiego znalezienia aktualnego kontaktu do pracownika: nr telefonu, adresu poczty elektronicznej, działu i pokoju, w którym pracuje,

*Tworzenie zbiorów informacji o benefitach - informacji o możliwościach otrzymania przez danego pracownika dodatkowych świadczeń od firmy (np. zdrowotnych) oraz warunkach, jakie trzeba spełnić. Drogą elektroniczną pracownik może wysłać podanie o udzielenie mu takich świadczeń,

*Tworzenie zbiorów informacji dotyczących programu emerytalnego - jeśli firma zapewnia pracownikom dodatkowy program emerytalny, informacje ich dotyczące (historia wpłat, aktualna wartość jednostek uczestnictwa)mogą być publikowane on-line .

*Ankietowanie pracowników - możliwość elektronicznego wysyłania zapytań do pracowników w celu uzyskania odpowiedzi na różne tematy; możliwość zgłaszania przez pracowników własnych pomysłów;

*Obsadę nowych stanowisk przez pracowników firmy - publikowanie informacji o możliwościach awansu w obrębie własnej firmy, szkoleniach, programach edukacyjnych.

Zatrudnianie pracowników z zewnątrz - publikowanie w Internecie informacji o wakujących stanowiskach, ścieżkach kariery w danej firmie, wymaganiach wobec kandydatów, umożliwienie przesyłania zgłoszeń po-przez pocztę elektroniczną. Pozwala to na znaczne przyspieszenie procesu znajdowania nowych pracowników.

*Selekcję kandydatów - możliwość stworzenia aplikacji sortującej wstęp-nie zgłoszenia kandydatów i przesyłającej je do odpowiedniego pracownika działu kadr.

*Publikowanie diagramów organizacyjnych - informacji o strukturze organizacyjnej firmy.

*Publikowanie biuletynów firmowych - publikowanie aktualnych informacji dotyczących całej firmy lub jej części.

*Publikowanie ogłoszeń drobnych, a nawet plotek.

Intranet pozwala firmom tworzyć systemy informacyjne integrujące dane z różnych źródeł pozwalające na udzielenie jednej kompletnej odpowiedzi na pytania klienta. Można utworzyć aplikację intranetową, pozwalającą na zadanie pojedynczego zapytania do wielu baz danych jednocześnie, dając spójny wynik w jednym, łatwym do przeglądania, okienku. Przykładowo, w okienku tym mogą znaleźć się zarówno dane z bazy klientów, jak i z bazy wiedzy zawierającej typowe problemy i rozwiązania. Odpowiedzi na pytania z bazy wiedzy mogą być wyświetlane na zasadzie typowych dla technologii WWW odnośników, co pozwala na szybkie nawigowanie po dużej ilości danych w celu znalezienia poszukiwanej informacji. Szybki dostęp do danych skraca czas udzielania odpowiedzi na pytanie, co pozwala reprezentantowi na udzielenie odpowiedzi większej liczbie klientów w jednostce czasu. W rezultacie można zwiększać liczbę klientów bez zatrudniania dodatkowego personelu. Firma może ponadto zezwolić na ograniczony bezpośredni dostęp przez Internet do swoich danych dla klientów, dealerów i dystrybutorów zmieniając tym samym typ sieci z intranetowej na extranetową. Pozwala to znacznie ograniczyć liczbę typowych zapytań kierowanych do działu obsługi klienta, rezerwując je jedynie do spraw rzeczywiście wymagających ludzkiej interwencji.

Do przykładowych rozwiązań intranetowych dla komórek obsługi klienta można zaliczyć:

informacje on-line - umożliwiającą łatwy dostępu do informacji zebranych z wielu baz danych (baza klientów, produktów, stanów magazynowych, podręczniki użytkownika) w celu szybkiego udzielenia odpowiedzi na pytanie;

często zadawane pytania (FAQ)-stanowiące zbiór odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania;

informacje o kliencie -umożliwiające zbieranie danych o nowych lub wcześniej wprowadzonych do bazy klientach;

wprowadzanie nowych zamówień i śledzenie ich realizacji -umożliwiającą natychmiastowe sprawdzenie możliwości i stanu realizacji zamówienia;

rejestrację problemów i obserwacje stanu ich rozwiązywania -poprzez tworzenie bazy danych o problemach klientów i sposobach ich rozwiązywania;

poprawianie błędów -możliwość publikowania poprawek do programów na serwerach intranetowych lub internetowych;

obsługę gwarancyjną -rejestrację umów gwarancyjnych oraz napraw przez uprawnionych sprzedawców poprzez sieć;

przekazywanie problemów - możliwość formalnego przekazywania informacji o problemach technicznych do działów inżynieryjnych;

szkolenie -możliwość przeprowadzania szkoleń personelu dotyczących produktów i narzędzi on-line .

Z punktu widzenia działalności finansowo-księgowej Intranet umożliwia:

sporządzanie i udostępnianie raportów finansowych z zachowaniem po-ufności dla ściśle określonej grupy osób;

publikację polityki firmy i procedur postępowania w jednym, dobrze znanym miejscu, dostępnym dla wszystkich - na stronie WWW. Rozwiązanie to eliminuje konieczność kosztownego drukowania większej liczby dokumentów zawierających te informacje. Aktualizacje są szybkie i natychmiast dostępne; śledzenia na bieżąco stopnia wykonania budżetów, co usprawnia proces tworzenia nowych budżetów; zarządzanie środkami trwałymi -śledzenie na bieżąco oraz modyfikację listy posiadanych środków trwałych i ich rozdysponowania; przesyłanie przez pocztę elektroniczną zestawień wydatków, co pozwala zmniejszyć liczbę krążących w firmie dokumentów papierowych;

komunikację z oddziałami firmy -możliwość raportowania informacji finansowej przez oddziały i przewidywania wydatków na przyszłość; rozliczanie finansowe z partnerami -możliwość śledzenia przez klientów i dostawców stanu ich rozliczeń finansowych z firmą;

tworzenie i modyfikowanie listy płac -możliwość wprowadzania informacji płacowych (np. liczby godzin nadliczbowych w miesiącu, prowizji) przez pracowników i managerów.

Ekstranet stanowi kolejny etap w rozwoju technologii internetowej. W dosłownym tłumaczeniu termin ten określa sieć zewnętrzną (łac. Extra na zewnątrz i ang.net - sieć). Po raz pierwszy termin Ekstranet pojawił się przy okazji Olimpiady w Atlancie, kiedy to IBM nazwało tak swój system umożliwiający dystrybucję wiadomości olimpijskich dla mediów. Ekstranet jest to rozszerzenie komputerowej sieci wewnętrznej LAN bądź Intranetu w danej firmie lub instytucji, bazujące na Internecie. Umożliwia on dostęp z zewnątrz, poprzez Internet, zasoby WWW i przeglądarkę internetową do wewnętrznej sieci przedsiębiorstwa wybranym partnerom handlowym lub klientom z zachowaniem wysokiego stopnia bezpieczeństwa danych. Nad stopniem zabezpieczenia sieci wewnętrznej i ograniczeniem dostępu z zewnątrz czuwają p. Firewalle. Odpowiednio skonfigurowane przez administratora sieci umożliwiają dostęp do sieci określonym, autoryzowanym komputerom (adresom IP)lub osobom (hasło).Dlatego też każdy z autoryzowanych użytkowników Ekstranetu posiada swój identyfikator i hasło dostępowe, dzięki którym ma dostęp do określonych zasobów. Jakich o tym decyduje sama firma, która je udostępnia. Dzięki temu zasoby firmy są niedostępne szerokiej rzeszy nieautoryzowanych użytkowników Internetu. Początkowo Ekstranet pomyślany był jako rozwiązanie umożliwiające szybszą i efektywniejszą komunikację pomiędzy firmami a ich klientami. Coraz częściej jednak jest on wykorzystywany w kontaktach business-to-business . Powodem dla którego Ekstranet od kilku lat zaczął cieszyć się ogromnym powodzeniem jest fakt, iż bazuje on na Internecie -technologii ogólnodostępnej, taniej i powszechnie używanej na całym świecie. Jej wykorzystanie wyeliminowało konieczność tworzenia nowej, a przez to kosztownej infrastruktury telekomunikacyjnej, dzięki czemu Ekstranet nie jest technologią kosztowną i może sobie na nią pozwolić nawet niewielkich rozmiarów przedsiębiorstwo.

Wydaje się, że szczególnie Ekstranet może mieć szerokie zastosowanie w procesach zarządzania. Powodów, dla których wdrażana jest ta technologia, istnieje co najmniej kilka m.in.: lepsza i szybsza orientacja w sytuacji przedsiębiorstwa, łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji i danych dla stałych partnerów handlowych, efektywniejsza komunikacja, łatwiejsze zarządzanie danymi, automatyzacja wielu procesów (jak chociażby monitorowanie stanów magazynowych), napływających zamówień, koordynowanie działań na linii podwykonawca -produkcja, klient -dział zamówień, a nawet bezpośrednio klient -dział produkcji. Zastosowanie Ekstranetu eliminuje łańcuch pośredników. Kooperanci sami sięgają bowiem po informacje bezpośrednio do ich źródła. Klienci składają zamówienia kierowane bezpośrednio do działu produkcji. Z chwilą bliskiego wyczerpania się zapasów, np.: określonych części, system może automatycznie wysłać zamówienie do ich dostawcy. Ekstranet jest technologią niezwykle elastyczną. To, w jaki sposób zostanie wykorzystana w firmie, zależy głównie od jej specyfiki i potrzeb. Przykładowo linie lotnicze z całego świata eksploatujące samoloty BOEINGA mogą poprzez Ekstranet wdrożony w tej firmie zamawiać części zamienne do swoich maszyn. Nową technologię zaadoptował też przemysł motoryzacyjny w Stanach Zjednoczonych. Trzy największe koncerny samochodowe: Chrysler, Ford i General Motors wspólnie utworzyły jednolity system dla swoich dostawców o nazwie Auto Network Exchange (ANX).Umożliwia on swobodniejszy i szybszy przepływ informacji i danych, a także ich monitorowanie. Również w Polsce funkcjonuje już wiele firm krajowych korzystających z Ekstranetu. W firmie informatycznej JTT COMPUTERS dzięki jego wdrożeniu możliwe jest szybsze uzyskiwanie informacji na temat dostępności produktów oraz składanie zamówień. Firmie MSP-TH 'SYSTEM z Warszawy nowa technologia pozwala na szybką i bezpieczną łączność z dostawcami, oddziałami firmy oraz jej centralą w Czechach, przyczyniając się do lepszej orientacji w sytuacji firmy. Coraz większym zainteresowaniem cieszy się Ekstranet wśród banków i instytucji finansowych. Obecnie sieci Ekstranetu wykorzystywane są głównie w marketingu i kontaktach pomiędzy firmami. Przewiduje się, że w przyszłość zdominują handel elektroniczny.

Zakończenie

Jak wykazano, prowadzenie jakiejkolwiek działalności, a szczególnie kierowniczej, wymaga wielu informacji. Potrzebne są one do formułowania misji, planowania strategicznego, taktycznego, operacyjnego, organizowania bardziej lub mniej wyspecjalizowanych działań, przewodzenia, kontrolowania, gospodarowania zasobami organizacji, w tym do podejmowania decyzji tych obszarach. procesach decyzyjnych zawsze mamy do czynienia pewną „luką informacyjną ” rozumianą jako różnica między wiedzą pełną o danym zjawisku i wiedzą dostępną. Można sformułować tezę, że trafność decyzji w dużym stopniu zależy od wielkości tej „luki ”,a także pełności, szybkości i wiarygodności materiału informacyjnego. Istotnym źródłem informacji w procesach kierowania są sieci Internetu, Intranetu i Extranetu. Uzyskać w ich można wszelakie informacje dotyczące zjawisk w otoczeniu bliższym i dalszym organizacji (przedsiębiorstwa, instytucji),funkcjonowania własnej organizacji. Można także, co jest ważne dla każdego menedżera, przekazywać pocztę, informacje o własnej firmie (promować ją),zawierać transakcje handlowe, rezerwować miejsca w hotelach, środkach transportu, prowadzić rekrutację, tworzyć na własne potrzeby bazy danych itd. Przy czym sieci te są dość niezawodne - ponieważ strukturą przypominają układ „każdy z każdym”. Coraz więcej osób jest świadomych przydatności Internetu dla potrzeb kierowania organizacjami. W coraz większej liczbie organizacji Internet, a także sieci Intranetu i Extranetu, są już wykorzystywane. Formułowany jest nawet pogląd, że żadna firma ma nie szans rozwoju bez własnej witryny (strony).Najpopularniejszymi usługami są: poczta elektroniczna (e-mali ), WWW oraz zagraniczne i krajowe bazy danych. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się tak zwane szkoły internetowe. Dalszym skokiem jakościowym w rozwoju Internetu będzie zapewne integracja tej sieci z sieciami telewizji kablowej. Dzięki temu znacznie zwiększy się szybkość transmisji danych, najsłabszego obecnie ogniwa. Internet, Intranet i Extranet wzajemnie się uzupełniają. Internet jest związany z obiegiem informacji zewnętrznych, Intranet wewnętrznych, Extranet wewnętrznych i zewnętrznych z własnymi filiami, oddziałami, partnerami, a także klientami i dostawcami. Należy sobie również zdawać sprawę z minusów pracy w sieci Internetu. W wielu przypadkach obserwuje się nadużywanie korzystania z Internetu kosztem wykonywanej pracy. Często też firma jako całość nieumiejętnie wykorzystuje to narzędzie. Uwagi te można uogólnić na całość systemów informatycznych wykorzystywanych w procesach kierowania organizacjami.

opr. JU/PO

 
Kliknij aby zobaczyć dokumenty zawierające wybrany tag: internet postęp sieć technologia zarządzanie marketing komputery Extranet Intranet