Open Space

Open Space

Piotr Banach

Istotą metody Open Space jest otwarcie przestrzeni umożliwiającej i wspomagającej rozwój konstruktywnych idei i zdolności u wszystkich uczestników danej organizacji czy grupy.

Ileż to spotkań, szkoleń, warsztatów, konferencji i posiedzeń mamy już za sobą... Każde z nich było zapewne inne. Każde z nich niosło ze sobą określoną treść, przekazywaną przy użyciu różnorodnych metod. Pamiętam szkolenie, które było bardzo interesujące. Ale sama konferencja? Stracony czas. Ciągle ktoś coś mówił. Było strasznie nudno. Jedyne, co zapamiętałem z tej konferencji, to rozmowy w kuluarach. Czy nie można by takich konferencji organizować w inny sposób?

Czy nie ma metody, która byłaby bardziej produktywna? Czy nie ma sposobu na to, by podczas takiej konferencji lepiej wykorzystać czas, by bardziej zaangażować wszystkich uczestników, by skończyć z nudnymi wystąpieniami prelegentów, a zająć się tym, co naprawdę dla nas jest ważne?

Open Space Technology

Jest taka metoda prowadzenia konferencji, która nazywa się Open Space Technology. Jej istotą jest otwarcie przestrzeni umożliwiającej i wspomagającej rozwój konstruktywnych idei i zdolności u wszystkich uczestników danej organizacji czy grupy. Podstawowym założeniem Open Space jest to, że wiedza, zdolności twórcze i zdolności uczenia się są cechami każdej organizacji. Często wykorzystywane są one jednak w niewielkiej tylko części, gdy są niejako w uśpieniu lub są zablokowane.

Temat i ludzie

Konferencja Open Space nie ma z góry przygotowanego programu. Nie są przewidziani również żadni referenci z gotowymi prezentacjami na foliach czy w komputerze. Jest tylko jeden, przygotowany wcześniej, główny temat konferencji, który jest tematem ważnym dla wszystkich uczestników spotkania, który jest tematem kompleksowym (jest wiele różnych możliwości podejścia do tego tematu, są różne zdania i opinie na ten temat i nikt nie ma gotowych rozwiązań i odpowiedzi) i który jest tematem pilnym — powinien być omówiony już „wczoraj”. W konferencji Open Space biorą udział ludzie, którym zależy na szybkim podjęciu przygotowanego tematu. Najlepiej, jeśli uczestnicy Open Space reprezentują różne poglądy, podchodzą do tematu z różnych pozycji, chcą aktywnie włączyć się w opracowanie tematu konferencji i są gotowi podjąć odpowiedzialność za wypracowane podczas konferencji zamierzenia.

Wprowadzenie w metodę

Podczas Open Space każdy z uczestników konferencji ma możliwość zaproponowania swojego własnego tematu szczegółowego w odniesieniu do tematu głównego. Po wprowadzeniu w metodę uczestnicy publikują swoje propozycje na przygotowanych wcześniej tablicach, a następnie każdy wybiera tematy, które go interesują. W ten sposób tworzą się wokół konkretnych tematów grupy robocze.

Praca w grupach

Grupy pracują równolegle w miejscach przygotowanych do tego wcześniej. Od samych uczestników zależy, ile grup roboczych powstanie. To uczestnicy weryfikują jakość, ważność i pilność postawionych wcześniej tematów szczegółowych. To uczestnicy decydują o tym, jaki temat, gdzie i kiedy będzie realizowany. Każda grupa dokumentuje swoją pracę. Proponujący temat jest odpowiedzialny za wypełnienie wcześniej przygotowanego formularza dokumentacji. Dokumentację z pracy w grupach publikuje się dla tych, którzy uczestniczyli w pracy innych grup. Na zakończenie tej części konferencji Open Space wszyscy uczestnicy otrzymują do ręki komplet dokumentacji ze wszystkich grup.

Formułowanie zamierzeń

Aby nie skończyło się to wszystko tylko na pięknych, ale bezowocnych dyskusjach, jest jeszcze jedna część konferencji Open Space. W ostatniej fazie, po zapoznaniu się z treścią dokumentacji pracy wszystkich grup, każdy uczestnik spotkania może zaproponować konkretne zamierzenie na przyszłość, konkretny projekt do realizacji czy konkretną sprawę, która powinna być podjęta. Tutaj rozstrzyga się, czy konferencja przyniesie zamierzone cele. Ważne są dwie sprawy: 1) aby za konkretną propozycją stała konkretna osoba, która (przynajmniej w pierwszym etapie) przejmie odpowiedzialność za wprowadzanie w życie wypracowanych zamierzeń; 2) aby zaplanować „pierwszy krok” w kierunku realizacji zamierzenia, bo jeżeli nie będzie kroku pierwszego, nie będzie i następnych. Również i ta część konferencji jest dokumentowana. Wypełnione formularze z konkretnymi ustaleniami dotyczącymi zamierzeń na przyszłość są dołączone do dokumentacji z pracy w grupach.

Cztery zasady

Podczas konferencji Open Space uczestnicy powinni pamiętać o czterech zasadach, jednym prawie i jednym napomnieniu. Ich znaczenie wyjaśnia prowadzący konferencję zaraz na początku, wprowadzając w metodę Open Space. Zasada 1. Obecni tu, to właściwi ludzie na właściwym miejscu.

W czasie konferencji dyskutuję, pracuję, rozmawiam z ludźmi, którzy właśnie są obecni. Nie myślę o tych, których nie ma. Zastanawianie się nad tym, kto nie przybył, odwraca tylko uwagę od tych, którzy są obecni. Zasada 2. Cokolwiek się tu wydarzy, to właśnie to, co mogło się wydarzyć.

Koncentruję się na tym, co w danym momencie jest ważne i ma dla mnie znaczenie. Odkrywam możliwości, które się w tym momencie otwierają i wykorzystuję je. Wszystko, co powinno się wydarzyć, albo co mogłoby się wydarzyć, lub co musiałoby się wydarzyć — jest w tym momencie całkowicie bez znaczenia.

Zasada 3. Zaczyna się wtedy, gdy czas dojrzeje. Ciekawe pomysły czy przełomowe idee nie przychodzą na zamówienie. Twórcze inspiracje nie słuchają się zegarka. Muszę więc wejść razem z innymi w rytm grupy i wyczekuję w spokoju i opanowaniu na właściwy czas.

Zasada 4. Koniec znaczy koniec. Co się nie skończyło, trwa. Odpowiedzialnie i świadomie obchodzę się z moim czasem. Jeżeli jakaś sprawa jest załatwiona, przechodzę do następnej, a nie siedzę w grupie tylko dlatego, że grupa ma jeszcze czas. Z drugiej strony, jeżeli zaplanowany czas się kończy, a właśnie zaczyna się ciekawa dyskusja, umawiam się na kontynuację tematu w innym miejscu lub w innym czasie.

Prawo dwóch stóp

Każdy udaje się tam, gdzie albo czegoś się uczy, albo coś twórczego wnosi. Obniżam poziom energii w grupie, w której się nudzę. Dlatego zaszczycam swoją nieobecnością tę grupę, w której niczego się nie uczę i do której niczego twórczego nie wnoszę.

Od zachowania tego prawa zależy, jakie będzie moje samopoczucie, jak twórczo będę pracował i jak wiele w czasie konferencji Open Space się nauczę. Nie mogą przecież zdominować konferencji ci, którzy zawsze mówią i ci, którzy wszystko wiedzą. Trzmiel i motyl to dwa sposoby realizacji prawa dwóch stóp. Trzmiele to ci, którzy przechodzą z grupy do grupy, przenosząc ze sobą ciekawe pomysły, jak cenny pyłek kwiatowy. Motylami natomiast są ci, którzy w danym momencie nie pełnią żadnej konkretnej roli. Piją sobie kawę, siedzą w słońcu... I właśnie dlatego, że nie mają żadnych szczególnych zamiarów, otwierają przestrzeń dla nowych pomysłów. Często właśnie takie pomysły są bardzo ważne dla procesów zachodzących w całej grupie.

Napomnienie

Przygotuj się na to, że może cię spotkać coś nieoczekiwanego.

Zostaw swoje stare pomysły i wyobrażenia dotyczące tematu, czasu trwania i sposobu organizacji konferencji. Zostaw „stare”, by mogło powstać „nowe”. Otwórz się, przyjmij postawę poszukiwacza skarbów, który na wszystko jest przygotowany i którego żadna niespodzianka nie zaskoczy.

Metoda Open Space zawsze funkcjonuje

Open Space zawsze funkcjonuje i nie jest to tylko pusty frazes czy jakiś slogan reklamowy. Według statystyk, stosowano tę metodę już ok. 30 tysięcy razy w 75 krajach świata. Metodą Open Space prowadzono konferencje zarówno w wysoko uprzemysłowionych krajach Ameryki Północnej i Europy Zachodniej, jak i wśród prostych plemion afrykańskich. Mimo iż ta metoda jest bardzo popularna na Zachodzie, w Polsce pozostaje prawie nieznana. Są jednak i polskie doświadczenia pracy z Open Space.

Open Space w Polsce

Najpierw przybywali do nas goście z zagranicy, zwłaszcza z Niemiec: Katrina Petri, Michael M Pannwitz, Jo Töpfer i inni. Ich wizyty były bardzo kosztowne i uciążliwe, chociażby ze względu na odległość czy język. Dziś nie ma już tego problemu. Pierwsza polska grupa prowadzących konferencje Open Space może pochwalić się niemieckim certyfikatem i polskim doświadczeniem. Metodę Open Space wypróbowała po polsku firma farmaceutyczna Novartis Poland. Zorganizowała ona krótką, jednodniową konferencję pt. „Co zrobić, by współpraca w naszej firmie układała się lepiej?”. W konferencji wzięły udział 33 osoby, które po wprowadzeniu w metodę Open Space zgłosiły osiem szczegółowych tematów do przepracowania w grupach. Na pracę w grupach były przewidziane trzy odcinki czasowe po 60 minut każdy. W następnej fazie uczestnicy zgłosili aż 13 konkretnych zamierzeń na przyszłość. Ustalono, kto jest za jakie zadanie odpowiedzialny i jaki będzie pierwszy krok w kierunku realizacji zgłoszonych zamierzeń. Jednym z zamierzeń było zorganizowanie następnej konferencji metodą Open Space dla innego działu firmy Novartis Poland.

Metodę Open Space wypróbował również Powiatowy Urząd Pracy w Parczewie. W konferencji dotyczącej ożywienia gospodarczego regionu wzięło udział 57 osób. Zgłoszono 14 konkretnych zamierzeń na przyszłość. Podczas spotkania „follow up” okazało się, że większość z tych zamierzeń bądź zostało już zrealizowanych, bądź też jest w trakcie realizacji. Podobnie jak na konferencji dla Novartis Poland, jednym z zamierzeń w Parczewie było zorganizowanie podobnej konferencji Open Space w sąsiedniej gminie Milanów. Inicjatorem tego pomysłu był wójt gminy, Marek Siuciak. Open Space w Milanowie odbyło się we wrześniu ubiegłego roku.

Metoda rozwinięta przez Harrisona Owena w połowie lat 80. w Stanach Zjednoczonych stosowana była z powodzeniem w dużych przedsiębiorstwach, we wspólnotach kościelnych, w ramach akcji czy ruchów społecznych, w samorządach i organizacjach pozarządowych. Metoda ta jest odpowiednia w pracy zarówno z małymi (od pięciu osób), jak też — i przede wszystkim — z dużymi grupami. Np. w maju ub. roku zorganizowano Open Space w Würzburgu (Niemcy) dla 2108 osób.

Metodę Open Space może stosować każda grupa, która ma ważny temat i ludzi, chcących nad tematem popracować. Więc warto spróbować, bo przecież Open Space zawsze funkcjonuje!

opr. ab/ab