Na początku był chaos

Przyjmuje się, że na osiem godzin pracy względnie wydajnie będziemy pracować przez sześć i pół godziny. Półtorej godziny spędzimy na tak zwanym biegu jałowym. Z tych sześciu i pół godziny przez mniej więcej trzy godziny będziemy wyjątkowo wydajni. To takie nasze trzy złote godziny dziennie.

Z Marcinem Kwiecińskim, autorem projektu „Ogarnij Chaos” rozmawia Piotr Świątkowski

Dlaczego uważamy, że chaos jest zły?

Bo powoduje dużo zamieszania. Nie bez przyczyny — patrząc na sprawę teologicznie — z chaosu wyłania się porządek, który nazwany jest „dobrym”. Specjalizuję się w organizacji pracy umysłowej i na tym polu widzę, jak chaos utrudnia ludziom życie. W pewnym momencie pojawiają się zaburzenia snu, wypalenie zawodowe, depresja i inne problemy zdrowotne. Osoba pracująca w chaosie, która ostatnio zgłosiła się do mnie, nabawiła się z tego powodu arytmii serca.

W naszej kulturze osoby zabiegane, realizujące kilka projektów naraz, z bałaganem na biurku, są postrzegane raczej pozytywnie. Mówi się o „twórczym chaosie”.

Chaos jest zły wtedy, gdy prowadzi do przepracowania, przeciążenia zadaniami. Gdy nasze myśli są rozbiegane, gdy patrzymy na biurko i nie możemy się zdecydować, czym się zająć. Zajmujemy się trochę tym, a jednocześnie trochę tamtym.

Chcąc uporządkować życie zawodowe, trzeba zacząć od porządku na biurku?

Jak najbardziej. Bałagan jest stanem, w którym rzeczy nie leżą na swoim miejscu. Weźmy karton, pojemnik albo rozłóżmy na podłodze koc i przełóżmy na niego wszystko, co leżało na biurku, a nie było na swoim miejscu. Wiadomo, że zostawiamy w spokoju lampkę i monitor komputera. Cała reszta powinna wylądować na kocu. Każdą rzecz ze sterty bierzemy kolejno, sztuka po sztuce, do ręki i odkładamy na swoje miejsce.

Może się okazać, że nic nie jest nam potrzebne.

Pana myśli idą w dobrym kierunku. Porządkując biurko, ale również czas, którym dysponujemy, zaczynamy myśleć o swoim życiu. Pytamy siebie, po co nam to wszystko. Widzimy, że wiele spraw załatwionych z wielkim wysiłkiem nie ma aż takiego znaczenia, jakie im przypisywaliśmy. Porządkowaniu towarzyszy refleksja. Wielu moich klientów pracujących w chaosie mówi mi, że stracili możliwość zastanawiania się nad swoim życiem. Brak refleksji to jedna z poważniejszych konsekwencji życia w chaosie.

Ustalajmy priorytety? Wybierajmy te projekty, które są dla nas najważniejsze? Na nich skupmy swój wysiłek?

Tak się potocznie uważa, ale samo ustalenie priorytetów zadań i przedsięwzięć nie uporządkuje życia na dłuższą metę. Zapytajmy siebie, na czym nam zależy w perspektywie trzech lat. Czy cele, które sobie wyznaczamy, są zbieżne z naszymi aspiracjami? Czy w ogóle wiemy, do czego chcemy aspirować? I na końcu — jaki sens ma nasza praca?

Wszystko się wali, wszystko jest „na wczoraj”. Człowiek nie wie, w co ręce włożyć. Jak tu zapytać siebie o sens pracy i aspiracje? Musimy przeżyć w dżungli zleceń, terminów i zobowiązań.

Sytuację, którą pan opisuje, porównuję na moich szkoleniach do sytuacji topielca. Kiedy się topimy, chwytamy się czegokolwiek. Czasem będzie to tabletka na sen albo jeszcze większa ucieczka w pracę, a może to być kartka, na której napiszemy trzy najważniejsze sprawy do załatwienia tu i teraz. Kiedy już wypłyniemy na brzeg z kartką trzech zadań, odetchniemy, odpoczniemy i możemy zapytać o cele. Później przyjdzie czas na refleksję nad aspiracjami i sensem pracy. Jest jeszcze jedno ważne pytanie pomagające opanować chaos w życiu zawodowym. Czym ja się tak naprawdę zajmuję, co jest esencją mojej pracy?

Myśli pan, że ludzie, idąc do pracy, nie wiedzą, co należy do ich obowiązków?

Brzmi to paradoksalnie, ale tak właśnie uważam. Idąc do pracy, trzymamy w głowie wszystkie projekty i zadania, które chcemy wykonać. Proponuję za Davidem Allenem, twórcą metody GTD (ang. Getting Things Done — doprowadź sprawy do końca), „wyrzucić zadania z głowy”. Zrobić pełną inwentaryzację własnych zobowiązań. Warto spisać je na kartce. Zadania trzymane w pamięci sprawią nam dużo kłopotów. O wielu zapomnimy, inne przecenimy. Pod wpływem stresu nie będziemy mogli ocenić, które są ważne, a które nie. Po spisaniu zadań okaże się, że niektóre musimy zrobić sami, ale inne możemy delegować współpracownikom. Będą też takie, które wykraczają poza zakres naszych obowiązków. Nie musimy zawozić klientowi umowy, jeśli raz dziennie nasza firma zamawia kuriera, którego zadaniem jest rozwożenie dokumentów. Na kolejne zebranie może pójść kolega z naszego zespołu albo nasz zastępca. A może warto zapytać, czy trzecie zebranie ma jakikolwiek sens. Czy musimy wszystko robić sami? Czy nie może nam pomóc sekretariat albo księgowość?

Nikt tak szybko nie wystawi faktury jak ja. Nikt tak dokładnie nie napisze sprawozdania. Ja robię wszystko najlepiej.

Być może za pierwszym razem pana współpracownik nie wystawi dokumentu tak szybko, jak pan, ale z czasem się nauczy. Jeśli będzie pan delegował zadania, uwolni się pan od nich. Trzeba szkolić ludzi, korygować ich i powierzać im odpowiedzialność. Inaczej nigdy się nie nauczą i zawsze będziemy mówić, że wszystko jest na naszej głowie, bo my wszystko robimy najlepiej. Po prostu dzielmy się pracą.

A co robić, jeśli szef rozdziela zadania i to on wprowadza chaos?

Szef to też człowiek. W zdrowej relacji zawodowej możemy rozmawiać z szefem bez lęku. Może szef nie wie, że jesteśmy przeciążeni zadaniami? Może nie dostrzega, że za często wprowadza zmiany? Nieprecyzyjnie definiuje powierzane nam odpowiedzialności? Powiedzmy przełożonemu, w jaki sposób chcemy pracować. Oczywiście, jeśli nie toniemy w oceanie chaosu i jesteśmy już na brzegu. I, rzecz jasna, jeśli chcemy się pozbyć nadmiaru zadań, co wcale nie jest takie oczywiste. Niektórzy myślą, że delegując zadania, staną się niepotrzebni, że zostaną zwolnieni, że nie będzie dla nich miejsca w firmie. Tylko że, magazynując zadania, nie mamy przestrzeni na zastanowienie się nad tym, co dalej, jakie są nasze cele długoterminowe.

Czy wiadomo, ile pracownik powinien pracować, aby jego praca była wydajna?

Przyjmuje się, że na osiem godzin pracy względnie wydajnie będziemy pracować przez sześć i pół godziny. Półtorej godziny spędzimy na tak zwanym biegu jałowym. Z tych sześciu i pół godziny przez mniej więcej trzy godziny będziemy wyjątkowo wydajni. To takie nasze trzy złote godziny dziennie. Warto planować dzień, używając kalendarza, i świadomie decydować, co zrobię ze swoimi złotymi godzinami. I od razu zdradzę też pewien sekret: Nie planujmy kalendarza w stu procentach. Jeśli pracujemy osiem godzin, zaplanujmy maksymalnie sześć godzin pracy. Planowanie na sto procent jest planowaniem porażki. Nie da się przewidzieć wszystkich zadań, z którymi przyjdzie nam się zmierzyć.

Zbliża się pora zajęcia się zaplanowaną wcześniej sprawą, ale się okazuje, że bardzo nam się nie chce pracować. Co wtedy zrobić?

Większość z nas doświadcza stanu, który nazywamy: „nie chce mi się”. Najpierw trzeba zobaczyć, z czego to „nie chce mi się” wynika. Może z przemęczenia, niewyspania i przeciążania pracą? Być może „nie chce mi się” to tak naprawdę: „nie wiem, jak zacząć”. Wtedy pomoże technika MUR — maksymalne uproszczenie rozpoczęcia. Jeżeli rano mam wrócić do pisania artykułu naukowego, to wieczorem zostawiam na biurku podłączony do ładowarki laptop i wszystkie potrzebne do pracy książki. Jeżeli mam w sobotę rano jechać na basen, to w piątek wieczorem kładę przy drzwiach torbę z ręcznikiem, czepkiem i klapkami. Mam napisać dokument? Myślę nie o całym dokumencie, ale o jego pierwszym akapicie. Albo najpierw piszę konspekt dokumentu, a później rozwijam każdy z jego punktów. Muszę przeczytać ważną książkę, ale nie chce mi się zacząć czytać? Czytam więc tylko jeden rozdział. Odwlekanie może się brać również z tego, że nie widzimy sensu działania, nie rozumiemy tego, co robimy i po co to robimy. Warto też pamiętać, że czasami trzeba stoczyć walkę z samym sobą, być bardziej systematycznym, hartować swój charakter. Temat odwlekania jest tematem bardzo obszernym. Chorobliwe odwlekanie nazywamy prokrastynacją. W takim wypadku trzeba się udać do psychologa lub psychiatry.

„Wsi spokojna, wsi wesoła” — pisał Kochanowski. Tęsknimy za powolnym życiem.

Pytanie — jak powolnym. To, o czym pisał Kochanowski, wcale nie jest sprzeczne z ideą efektywności pracy. Efektywność to osiąganie tego, na czym mi zależy bez popadania w przepracowanie. Jeśli ktoś potrzebuje spokoju, nie lubi nagłych zwrotów akcji i to zapewnia mu sukces, to wtedy — w tym powolnym rytmie — osiągnie najlepsze efekty zawodowe i będzie szczęśliwy. Są jednak osoby, które spełniają się w życiu, w którym zadanie goni zadanie. Dla nich „wieś spokojna, wieś wesoła” będzie przekleństwem. Oni potrzebują kilku projektów jednocześnie. Tacy ludzie nie chcą zwolnić w życiu. Nie jest ważne tempo pracy, ale niedopuszczenie do przeciążenia pracą. Można pracować w lesie, nad jeziorem, przy kominku, a być przepracowanym. Można o siódmej rano wjeżdżać na najwyższe piętro wieżowca i pracować wydajnie, znajdując odpoczynek w popołudniowym spacerze z psem. Chociaż statystycznie aktywni pracownicy częściej przeciążają się pracą.

Znam ludzi, którzy robią tylko to, co ich pasjonuje. Od nudnych zajęć stronią.

Dobrze, że pan użył słowa „stronią”. Można unikać nudnych zajęć, ale nie można popaść w utopię i wierzyć, że nigdy takie się nie trafią. Prawdą jest, że pracujemy efektywnie wtedy, gdy to, co robimy, lubimy i jesteśmy w tym dobrzy. Lubię, czyli ciągnie mnie do tego, jestem tym zainteresowany. Nieustannie intryguje mnie to, co robię. Jestem w tym dobry, czyli mam do tego talent, predyspozycje. Naturalne mechanizmy będą wtedy wspomagały moją wewnętrzną motywację. Zadania będę realizował sprawniej i szybciej. Porządkując chaos, przyjrzyjmy się temu, co nam wychodzi dobrze i w którym obszarze pracujemy wydajnie, ale jednocześnie zaakceptujmy prawdę, że nie wszystko, co robimy, będzie zawsze ciekawe i pasjonujące. Zwyczajnie nie będzie nas stać, aby oddelegować wszystko, co się nie mieści w kategorii lubię i umiem.

Jak ludzie reagują na szkoleniach, gdy słyszą to wszystko od pana?

Na moje szkolenia przychodzą osoby, które mają świadomość przepracowania i chcą coś zmienić w swoim życiu. Bardzo często zmiana powoduje opór. Zdarza się kwestionowanie, zastanawianie się, czy to wszystko zadziała. Uczestnicy szkoleń są zdziwieni, że opanowanie przepracowania technicznie jest dość proste, bo bazuje na kilkunastu zdroworozsądkowych technikach.

Prowadzić kalendarz i zastanowić się nad celami i aspiracjami. Trochę to przypomina radę lekarza, który uważa, że wysoki cholesterol zwyciężymy spacerami i zmianą nawyków żywieniowych.

Proste rozwiązania są najtrudniejsze. Wykładamy się na prostych rzeczach. Proszę pamiętać, że niewielu z nas będzie miało komfort wdrażania nowych metod organizowania pracy w warunkach laboratoryjnych. Większość moich klientów ze szkolenia idzie prosto do swoich zajęć, gdzie czeka masa roboty do wykonania „na wczoraj”. Presja i oczekiwania innych nie znikną jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Nasze otoczenie nie będzie się zmieniać tylko dlatego, że zapłaciliśmy za udział w kursie radzenia sobie z chaosem. Proces porządkowania przypomina remont domu. W czasie remontu jest niekomfortowo. W powietrzu unosi się pył, czuć zapach farby, a spać trzeba w kuchni. Ale wiemy dobrze, że remont robimy po coś i że on się skończy. Żeby było lepiej, najpierw musi być gorzej.

Koledzy nie będą zadowoleni, słysząc, że to ich zadaniem jest wystawienie faktury.

Z czasem zobaczą, że komunikujemy się z nimi lepiej niż do tej pory. Precyzyjniej wyrazimy własne oczekiwania, realniej oszacujemy termin wykonania zadania i pokażemy, kto za co odpowiada. Ze zdziwieniem, a później z podziwem spojrzą na naszą zmianę. Zobaczą, że szanujemy własny czas, przez co zaczynamy szanować czas innych. Staniemy się znani z tego, że współpracuje się z nami spokojniej i wywiązujemy się z powierzonych zadań na czas.

„Nie mogę teraz z tobą rozmawiać. Muszę dokończyć pisanie raportu”.

Albo: „Chcę dokończyć pisanie tego raportu. Porozmawiajmy za godzinę”. Być może to nie będą miłe słowa dla koleżanki, z którą wychodziliśmy co pół godziny na papierosa, ale możemy dodać, że o czternastej idziemy na obiad i zapraszamy na zupę. A jeśli koleżanka powie, że o czternastej nie ma czasu, to zapraszamy ją w sobotę do domu. Palenie na parkingu jest przyjemne, ale spotkanie w weekend, na łonie rodziny, też jest ciekawe.

Tylko że wielu z nas pracuje też w sobotę.

Jeżeli z wyboru, to gdzie kłopot? Wtedy dostosujemy się do naszego rytmu pracy. A jeśli z przymusu, to może warto pomyśleć, z jakich powodów ten przymus się pojawił i co mogę zrobić, aby świadomie się regenerować.

Pracujemy w pracy, a odpoczywamy w domu?

Ja bym raczej powiedział: Znajdujmy miejsce dla naszych zadań i odpoczynku. Wyznaczmy jasne zasady, kiedy, gdzie i ile pracujemy. Żyjemy w czasach, gdy coraz więcej możemy ustalić i ustawić, aby zintegrować pracę z pozostałymi obszarami naszego życia. Szczególnie wykonując pracę umysłową. Można się umówić z szefem, że część pracy wykonamy wieczorem, a w ciągu dnia znajdziemy czas na ruch i regenerację na przykład na basenie. W wielu firmach w czasie pracy organizowane są lekcje języka angielskiego. Korporacje otwierają dla swoich pracowników pokoje relaksu, z grami wideo i barem sałatkowym. Pojawiają się pokoje do drzemek. Popularny jest elastyczny czas pracy. Widełki czasowe pozwalają przychodzić do biura między ósmą a dziesiątą. Coraz częściej możemy pracować zdalnie. Znam też osoby, które umówiły się z pracodawcą na wykonywanie pracy w cztery dni, od poniedziałku do czwartku, aby cieszyć się trzydniowym weekendem.

Tylko że znów może się wkraść chaos. Nie będę wiedział, kiedy konkretnie przyjść do pracy.

Dlatego bardzo ważne jest wyznaczenie granic własnej pracy. Świadome zdefiniowanie, ile miejsca w moim życiu ma zajmować praca. Kiedy pracuję, a kiedy nie. Ile godzin w tygodniu chcę pracować. Na jakich zasadach. Kiedy nie godzę się na jakiekolwiek aktywności zawodowe. Jakie inne obszary mojego życia będą dla mnie ważne i którymi będę świadomie się opiekował. Wiele zależy od etapu kariery i sezonu życia, w których się znajdujemy, dlatego takie zasady zawsze należy ustalać uważnie i bardzo indywidualnie. Już samo uporządkowanie zadań i przedsięwzięć — wyrzucenie ich z głowy do aplikacji lub na kartkę papieru, planowanie zadań w kalendarzu — pozwoli nam ocenić, czy pracujemy w chaosie i jak bardzo wdziera się on w nasze życie. Wtedy jest szansa na zmianę. Wielu ludzi nawet nie wie, że są przepracowani. Niby wychodzą z biura o 17, ale głową cały czas są w pracy. Doświadczają tak zwanego przeciążenia mentalnego — stale myślą o pracy i zadaniach do wykonania.

Może wśród postanowień noworocznych znajdzie się to najważniejsze — nie będę przeciążał się pracą.

Badania statystyczne pokazują, że 55 procent postanowień noworocznych jest porzuconych w pierwszym miesiącu. Tylko 8 procent jest zrealizowanych w ciągu roku. Postanowienia noworoczne nie działają. Zamiast o postanowieniach lepiej mówić o celach. Stawiajmy sobie cele. Dobrze wyznaczony cel musi spełniać kilka warunków. Cel powinien być zapisany i powinniśmy często do niego wracać. Nie wystarczy pamiętać o celu, mieć go w głowie. Taki cel łatwo się zmieni w deklarację. Kartkę z zapisanym celem wieszamy przy biurku albo na lodówce. Powinniśmy nabrać przekonania, że cel jest do osiągnięcia, a nie jest pobożnym życzeniem. Nie ma sensu oszukiwać siebie i zapisywać się po raz siódmy na gimnastykę korekcyjną, jeśli sześć razy rezygnowaliśmy z niej po trzech zajęciach. Jest za to realistycznym celem gimnastykowanie się w domu, co dwa dni przez dziesięć minut. Zdradziłem kolejny warunek skutecznego stawiania celów. Zapytajmy siebie, jaki jest termin realizacji celu. Może to być rok, chociaż lepiej, by były to trzy miesiące. Cel musi też być mierzalny. Do końca lipca schudnę pięć kilogramów. Albo zwiększę dochody do końca roku o dziesięć procent.

Problemem jest motywacja. Często przestaje nam się chcieć. Co zrobić, żeby chciało się chcieć?

Metoda S.M.A.R.T., o której opowiedziałem, czyli sprecyzowane, mierzalne, atrakcyjne, realistyczne i terminowe stawianie celów zakłada, że cel powinien być ciekawy, powinien być wyzwaniem, ale jednocześnie przynosić nam wymierne korzyści. Będę się uczył języka angielskiego nie tylko po to, żeby zaspokoić ambicje, lecz żeby w czasie wyjazdu służbowego móc zamówić kolację w restauracji i pogawędzić o pogodzie z kolegami z innego oddziału korporacji. Można też realizować cele w grupach, z zaufaną osobą, z którą będziemy się wzajemnie motywować do osiągania naszych celów.

W trakcie nauki może się okazać, że zakładany poziom znajomości angielskiego jest nieosiągalny. Co zrobić, gdy wzięliśmy na głowę za dużo celów? Zrezygnować? Modyfikować cel? Poddać się?

Być może cel nie został postawiony precyzyjnie. Cel: nauczę się angielskiego na poziomie B1 — jest zbyt ogólny. Może lepiej nauczyć się tysiąca nowych słówek i konstrukcji zdaniowych z określoną liczbą czasowników. Podobnie jest z celem, który brzmi: znajdę czas na odpoczynek, będę porządkował swój czas pracy. Lepiej powiedzieć: w każdym kwartale zaplanuję 60 procent czasu w kalendarzu oraz co tydzień znajdę trzy godziny na świadomą regenerację. Taki cel jest konkretny, realistyczny, mierzalny, bo sprawdzimy, ile zadań znalazło się w kalendarzu i ile godzin fizycznie odpoczywaliśmy.

Będę milszy dla żony. Dobry cel?

Jak najbardziej, chociaż zgodnie z teorią S.M.A.R.T. lepiej powiedzieć: w tym kwartale raz w tygodniu zabiorę żonę do kina. Proszę pamiętać, że cel jest tylko narzędziem i pomaga skoncentrować nasze ograniczone zasoby na tym, na czym nam zależy. Dobry cel jest zawsze zgodny z naszymi aspiracjami, czyli stanem, który chcielibyśmy osiągnąć za dwa, trzy lata od dziś. Ma nas do nich przybliżać. Pamiętajmy, że to my ustalamy cele, a nie cele rządzą nami. Jeśli realizacja celu nie przebiega pomyślnie, ten nasz przysłowiowy angielski nie wchodzi do głowy, zastanówmy się, czy dopadło nas zwykłe zniechęcenie, czy może cel nie pasuje do naszych aspiracji. A może wyznaczyliśmy go zbyt ambitnie? Raz na miesiąc sprawdźmy, czy popchnęliśmy realizację celów. Jeśli nie ma postępu przez kwartał, warto dokonać korekty.

Znam ludzi, dla których celem są pieniądze. Kasa organizuje ich życie zawodowe.

Ludzie, którzy uporządkowali poziom celów, aspiracji i sensu, zazwyczaj nie powiedzą, że pracują tylko dla pieniędzy. Zatrzymanie się jedynie na poziomie celów zawodowych może się skończyć stwierdzeniem, że w życiu chodzi wyłącznie o zarabianie. Gdyby nawet chodziło o samą kasę, to można by powiedzieć: na zdrowie. Niech pieniądze służą wypoczynkowi i spełnianiu marzeń, na przykład podróżowaniu. Problem w tym, że od razu pojawia się pytanie: Ile tej kasy ma być? Jaka kwota zaspokoi człowieka stawiającego sobie za cel zarabianie pieniędzy? Czy można mieć wystarczająco dużo pieniędzy? I płynnie przechodzimy do pytania o aspiracje i sens, do których realizowane cele nas przybliżają. Pojawią się wtedy pytania o inne cele, które chcę osiągnąć, aby zrealizować własne aspiracje. Cele związane z zadbaniem o siebie — rozwojem fizycznym, intelektualnym, emocjonalnym i duchowym, z ważnymi dla nas relacjami, z drogą kariery, pasjami i aktywnościami pozazawodowymi.

Według amerykańskich badań osoby zarabiające powyżej siedemdziesięciu pięciu tysięcy dolarów rocznie nie doświadczają wzrostu poziomu motywacji wewnętrznej do wykonywania zadań przy dalszym zwiększaniu ich wynagrodzenia. Zaczyna się liczyć satysfakcja z pracy, jej sens, wykorzystywanie własnych talentów, dopasowanie do preferowanego stylu życia. Na zadowolenie z pracy składa się wiele czynników. Nie tylko wypłata.

Ja naszą rozmowę wpisałem w kalendarz w telefonie. Pan również?

Od razu wpisałem, gdy się umówiliśmy na spotkanie. Dziś więcej wpisów nie mam. Dzień wolny rządzi się swoimi prawami.

Nasza rozmowa była dla pana pracą czy przyjemnym spędzaniem czasu wolnego?

Jedno nie wyklucza drugiego.

Marcin Kwieciński — ur. 1981, z wykształcenia informatyk, ekspert produktywności, autor projektu „Ogarnij Chaos”. Pomaga pracownikom umysłowym wyjść z przepracowania, aby mogli się cieszyć życiem. Uczy, jak osiągać cele, pracując mniej. Z jego usług korzystają m.in.: Microsoft, Citibank, PGE, BNP Paribas, InPhoTech, Play, Orange, PwC i wiele innych firm. Niestrudzony promotor świadomego gospodarowania czasem. Prowadzi blog o nowoczesnych metodach produktywności: www.marcinkwiecinski.pl. W wolnych chwilach rozwija pasje związane z lotnictwem i fotografią.

opr. mg/mg