Pekao
Strona główna
opoka.news opoka.photo opoka.org.pl


Nasz pierwszy biuletyn — ale numer!

Tomasz Kościelny

Po opracowaniu wydawniczego biznesplanu wiadomo już, jakie cele ma realizować biuletyn, kto jest jego adresatem, znany jest budżet, powołany zespół redakcyjny, stworzony projekt graficzny, wiadomo ile czasu zajmie przygotowanie publikacji. To odpowiedni moment na planowanie pierwszego numeru według ustalonych wcześniej założeń.

Planowanie numeru często odbywa się w gronie kilkuosobowym na kolegium redakcyjnym. Osoba odpowiedzialna za biuletyn przedstawia pomysł na numer albo też inicjuje burzę mózgów, podczas której powstaje wiele pomysłów na zawartość publikacji.

Warto w tym czasie przygotować harmonogram prac: jakie artykuły mają się pojawić, kto ma je napisać, do kiedy autorzy powinni oddać tekst, czy mają oni przygotować dodatkowe materiały itp. Dzięki tym informacjom osoba przygotowująca publikację na bieżąco będzie wiedziała, na jakim etapie prac nad biuletynem właśnie się znajduje.

Zamawianie tekstów. Po zaplanowaniu tematów artykułów oraz ustaleniu autorów trzeba zwrócić się do tych osób z prośbą o napisanie tekstów. Wbrew pozorom, nie jest to czynność prosta, łatwa i przyjemna, czyli przynoszącą zawsze zaplanowane wcześniej rezultaty. Dlatego warto do każdego artykułu wybrać oprócz najbardziej odpowiedniej osoby - „rezerwowego”, gdyby nie udało się przekonać faworyta. Pozwala to na uniknięcie paniki w przypadku odmowy („mamy dziurę”) i zmniejszenie ryzyka, że artykuł w ogóle nie powstanie, mimo że temat jest istotny.

Często trudno jest przekonać ludzi do twórczego uczestnictwa w wydawaniu gazetki, zwłaszcza, jeśli nie są oni odpowiednio zintegrowani, brakuje im poczucia identyfikacji z firmą i satysfakcji z wykonywanej pracy. Bardzo często odmowa napisania tekstu związana jest również z brakiem czasu. Trzeba też liczyć się ze strachem i nieśmiałością przed pokazaniem się na forum firmy.

Ponieważ najczęściej za teksty autorzy nie otrzymują wynagrodzenia, argumenty o konieczności napisania artykułu muszą być pozafinansowe. Co może zachęcić pracownika firmy lub kogoś z zewnątrz do napisania tekstu na dany temat? Przede wszystkim autopromocja na forum firmy lub wśród klientów, pokazanie, że jest się osobą kompetentną, która ma do przekazania ważne, a zarazem interesujące informacje. Po drugie, zdobycie większego uznania wśród współpracowników lub klientów i osób związanych z branżą, co może przekładać się na lepsze relacje, bardziej efektywną i satysfakcjonującą pracę. Po trzecie, prestiż oznaczający, że autor należy do osób, które mogą zabrać głos w ważnych dla firmy kwestiach.

Teksty i zdjęcia. Z punktu widzenia redakcji biuletynu, pisanie tekstów nie jest zajęciem kluczowym. Wydanie publikacji to nie tylko teksty, ale i wszystkie inne elementy składające się na zawartość biuletynu, w tym redagowanie i korekta artykułów, a także koordynacja prac związanych z biuletynem. Dlatego najlepiej jest, jeśli pisaniem większości tekstów do gazetki zajmują się osoby spoza redakcji. Nie zawsze jest to jednak możliwe z przyczyn finansowych firmy, personalnych i technicznych.

W przypadku zdjęć zazwyczaj firma wydająca biuletyn współpracuje z fotografem, który obsługuje wszystkie ważne wydarzenia w firmie bądź jest to pracownik etatowy, który zajmuje się ilustrowaniem życia firmy. Wtedy jest to zwykle osoba z działu, który odpowiada za wydawanie biuletynu.

Ze względu na znaczącą rolę, jaką pełni fotografia we wszelkiego rodzaju publikacjach, warto zainwestować w dobry sprzęt i kompetentną osobę do robienia zdjęć, gdyż w dużej mierze od tego będzie zależała ich jakość, a w efekcie jakość całego biuletynu. Niezmiernie istotne jest również właściwe przygotowanie zdjęć do publikacji. Odpowiedni format, skanowanie i obróbka wpływają na końcowy efekt w postaci zdjęcia w gazecie.

Zdjęcia, tak jak wszystkie inne elementy w gazecie, muszą ułatwiać czytelnikom odbiór treści pisma. Gdy w biuletynie znajdują się ilustracje wielkości znaczka pocztowego, które przedstawiają grupę pracowników z danego działu lub ważne wydarzenie z życia firmy, z pewnością czytelnicy niewiele na nim zobaczą. Informacja przekazana za pośrednictwem zdjęcia nie zostanie odebrana w ogóle lub, niestety, zostanie odebrana negatywnie. Ludzie są w większości wzrokowcami, więc jeżeli mamy np. materiał o ważnym wydarzeniu w firmie, fotoreportaż z tego wydarzenia będzie na pewno lepiej odebrany i zapamiętany niż suche informacje opisujące zdarzenie. Zdarzają się takie teksty, których nie można zilustrować zdjęciem. Wtedy pozostają innego rodzaju ilustracje: rysunki, infografiki, tabele, wykresy.

 

Redakcja i korekta. Kolejnym etapem prac jest redakcja i korekta. Teksty trzeba przeczytać, mając na uwadze zasady poprawnej polszczyzny, użytej terminologii, a zwłaszcza nazw własnych. Ponadto tekst powinien mieć atrakcyjny tytuł, ewentualnie nadtytuł lub podtytuł, lead (interesujący początek), podzielony powinien być na akapity, mieć śródtytuły, wyróżnienia (wybicia), podpisy pod ilustracjami i podpis pod tekstem. Warto również zwrócić uwagę na słownictwo i styl, czy są one dobrane do grupy docelowej biuletynu oraz czy zdania nie są zbyt długie i zawiłe.

Szczegółowe planowanie zawartości. Dopiero, gdy redakcja ma już wszystkie materiały tekstowe i graficzne, a teksty są już po redakcji, korekcie można szczegółowo ułożyć numer. W tym momencie można również ustalić kolejność i układ materiałów w biuletynie, a także przygotować szczegółową makietę numeru, określającą nie tylko kolejność pojawiających się materiałów, ale również układ tekstów i zdjęć na poszczególnych kolumnach pisma.

Przygotowanie makiety wymaga dużo więcej pracy, wiedzy i doświadczenia niż sporządzenie spiegla (rozpisanie kolejności pojawiania się tekstów w numerze). Makieta tak naprawdę decyduje o pracy grafika lub operatora DTP. Oczywiście zawsze można nanieść poprawki na ustalenia z makiety, jednak dla efektywności pracy przy tworzeniu biuletynu, ważne jest, by makieta była dokładnie przemyślana i jak najbardziej precyzyjna.

Profesjonalnie przygotowana makieta jest dobrą inwestycją, gdyż dokładne ustalenie układu kolumn pozwala efektywnie pracować grafikowi lub operatorowi DTP oraz eliminuje potrzebę „stania nad głową” i pokazywania palcem, jak ma wyglądać dany element kolumny lub cała kolumna.

 

Skład i łamanie. Oczywiście makieta nie rozwiąże wszystkich problemów związanych z poprawnym składem i łamaniem. Niezbędny jest nadzór specjalisty, który fachowym okiem będzie w stanie wyłapać powstałe błędy. Tekst złożony na kolumnie powinien bowiem zachowywać proporcje - nadtytuł do tytułu i leadu oraz reszty tekstu, układ wszystkich pozostałych elementów tekstowych, odpowiednie kroje czcionek. Podstawowe błędy, które powstają podczas składu i łamania to: „bękarty” i „wdowy”, czyli pozostające na końcu pojedyncze literki lub linijki, w których znajduje się tylko kilka znaków oraz śródtytuły znajdujące się w sąsiednich łamach na tej samej wysokości.

Materiały, które grafik powinien otrzymać od redakcji to: makieta numeru, teksty, zdjęcia lub inne elementy graficzne w wersji oryginalnej do zeskanowania lub też już zeskanowane wcześniej przy zachowaniu odpowiedniej jakości.

Skład i łamanie to czasochłonny etap prac nad biuletynem. Trudno jest jednoznacznie określić, ile czasu należy na to poświęcić, zależy to bowiem od wielu czynników takich jak:

- sposób pracy grafika,

- rodzaj materiałów do opublikowania,

- objętość biuletynu,

- zaangażowanie redakcji.

Kolejne korekty. W trakcie składania biuletynu nieodzowne jest nanoszenie poprawek. Inaczej czyta się bowiem tekst w edytorze tekstu, a zupełnie inaczej, gdy jest on już w łamach kolumny. Dopiero po kilkakrotnym przeczytaniu tekstu jest on poprawny i nie ma błędów. Praca nad ostatecznym kształtem biuletynu wymaga ogromnego zaangażowania i cierpliwości. Jednak jej efekt jest tego wart. Publikacja poprawnie złożona, bez błędów merytorycznych, językowych, stylistycznych i technicznych staje się efektywnym narzędziem komunikacji w firmie.

 

Naświetlanie, druk i dostarczenie do siedziby. Następnie trzeba publikację naświetlić i wydrukować (więcej pisałem o tym w poprzednim numerze „Briefu”). Publikacja po wydrukowaniu jest najczęściej dostarczana do siedziby firmy. Przy niskich nakładach i korzystaniu z drukarni w okolicy siedziby dostarczenie nakładu do firmy nie stanowi problemu. Inaczej jest jednak, gdy firma zleca druk kilkudziesięciu tysięcy egzemplarzy na drugim końcu Polski. Wtedy trzeba zamówić transport i przygotować miejsce, w którym do czasu wysyłki będzie można przechować biuletyn.

Wydanie i dostarczenie publikacji do siedziby firmy, która go wydaje, to jeszcze nie wszystko. Niezmiernie istotne jest, aby publikacja dotarła do określonej grupy odbiorców (o kolportażu pisałem więcej w poprzednim numerze „Briefu”).

 

Analiza numeru. Po wytężonej pracy przy wydaniu numeru, publikacja trafia w ręce czytelników. To przede wszystkim ich reakcje, opinie, informacje zwrotne będą determinowały ocenę efektywności działań i stopnia realizacji celów biuletynu.

Aby obraz był pełniejszy i bardziej obiektywny, warto również przeprowadzić badania, podczas których firma, a zwłaszcza redakcja biuletynu może wiele się dowiedzieć o gazetce. Nie należy jednak zbyt pochopnie wyciągać wniosków po wydaniu jednego numeru. Na rzetelną analizę działań związanych z wydawaniem biuletynu potrzeba znacznie więcej czasu. Dopiero po kilku numerach można sobie pogratulować albo też zastanowić się nad sensem prowadzonej w ten sposób komunikacji.

Autor jest konsultantem ds. wydawnictw firmowych w agencji PR Agape Custom Publishing i redaktorem naczelnym magazynu „Kakofonia”.

tomasz.koscielny@agape.com.pl


opr. MK/PO

 
Kliknij aby zobaczyć dokumenty zawierające wybrany tag: etyka informacja etyka biznesu pr public relations biuletyn etyka w biznesie